Šablóna na kopírovanie
Vzor textu na zamietnutie dokumentu s poznámkou
Keď klient nahrá nesprávny, nečitateľný alebo neúplný doklad, potrebuje jasnú spätnú väzbu. Tento vzor textu môžete poslať e-mailom alebo použiť ako poznámku pri zamietnutí v Requesto.
Hotový obsah na použitie
Štandardná verzia
Predmet: Dokument vyžaduje opravu — [názov položky, napr. Bankový výpis júl 2025] Dobrý deň, pán/pani [Priezvisko], pri kontrole Vami nahraného dokumentu k položke „[názov položky]“ sme zistili, že ho momentálne nemôžeme akceptovať. Dôvod zamietnutia: [napr. Sken nie je čitateľný — nie je viditeľné IČ DPH a celková suma faktúry.] Čo prosím urobte: 1. Pripravte nový sken alebo PDF súbor, kde sú všetky údaje čitateľné. 2. Skontrolujte, že doklad patrí do obdobia [mesiac/rok]. 3. Nahrajte opravený súbor na tom istom mieste cez tento odkaz: [URL] Ak si nie ste istí, čo presne chýba, odpovedzte na tento e-mail alebo ma kontaktujte na [telefón]. Rád vám pomôžem. Ďakujeme za spoluprácu. S pozdravom, [Meno] [Účtovnícka kancelária / firma]
Text môžete skopírovať a upraviť. Pre štruktúrovaný zber nahraďte e-mail bezpečným odkazom v Requesto.
Zamietnutie bez vysvetlenia vedie k opakovaniu chyby
Ak klient dostane len správu „doklad nie je v poriadku“, často pošle ten istý súbor znova alebo nahradí nesprávnou položkou. Chýba konkrétny dôvod a inštrukcia, čo má urobiť inak.
Štruktúrovaný vzor zamietnutia dokumentu šetrí čas: uvediete názov položky, dôvod zamietnutia a presný popis očakávanej opravy. Klient vie, čo nahrať namiesto pôvodného súboru.
Odporúčaný postup
Varianta — nečitateľný doklad
Uveďte, ktorá časť nie je čitateľná, a požiadajte o sken v PDF s dostatočným rozlíšením.
Varianta — nesprávne obdobie alebo suma
Presne napíšte, aké obdobie alebo údaj očakávate. Klient nemusí hádať.
Varianta — chýbajúca strana dokladu
Pri občianskom alebo dvojstrannej faktúre požiadajte o doplnenie chýbajúcej strany.
Varianta — doklad nepatrí do položky
Vysvetlite, do ktorej položky má klient súbor nahrať, ak ho omylom poslal inde.
Praktický checklist
- Názov zamietnutej položky
- Konkrétny dôvod zamietnutia
- Popis očakávanej opravy
- Požadovaný formát súboru
- Termín na doplnenie opravy
- Odkaz na miesto opätovného uploadu
Najčastejšie chyby
Zamietnutie bez konkrétneho dôvodu
Klient nevie, čo opraviť. Vždy uveďte aspoň jeden konkrétny problém.
Tón obviňujúci klienta
Formulujte vecne: „doklad nie je čitateľný“, nie „poslali ste zlý súbor“.
Žiadna inštrukcia na opätovný upload
Klient nevie, kam má poslať opravu. Uveďte odkaz alebo miesto v portáli.
Často kladené otázky
Mám klienta informovať e-mailom aj pri digitálnom zamietnutí?
Requesto pošle notifikáciu automaticky. E-mail použite len pri výnimočných prípadoch alebo ak klient systém nepoužíva.
Ako byť stručný, ale jasný?
Jeden odsek dôvod, tri body inštrukcie a odkaz. Viac netreba.
Čo ak klient opakovane posiela rovnaký chybný doklad?
V druhej správe buďte konkrétnejší — uveďte príklad správneho skenu alebo ponúknite krátky telefonát.
Funguje šablóna aj pre hypotekárne doklady?
Áno. Zmeňte názov položky a dôvod podľa kontextu — štruktúra textu zostáva.
Mám zamietnuť celú požiadavku alebo len jednu položku?
Vždy zamietajte konkrétnu položku. Ostatné schválené doklady zostanú v poriadku.
Ako rýchlo má klient opravu doplniť?
Uveďte termín podľa vašej uzávierky alebo termínu banky. Pri urgentných prípadoch zavolajte.
Súvisiace stránky
Vytvorte digitálnu požiadavku namiesto e-mailu
Použite šablónu ako inšpiráciu a pošlite klientovi bezpečný odkaz s konkrétnym zoznamom položiek v Requesto.