Use case pre účtovníkov
Čo robiť, keď klient neposlal faktúry
Keď klient „poslal všetko“, ale faktúry v e-maile chýbajú, strácate čas hľadaním. Štruktúrovaná požiadavka na faktúry ukáže presne, čo ešte nebolo nahrané.
Prečo faktúry od klientov často chýbajú
Klient často rozlišuje „doklady“ a „faktúry“ inak ako účtovník. Niektorí posielajú len bankový výpis a predpokladajú, že z neho všetko vyčítate. Iní faktúry držia v papierovej zložke alebo v osobnom e-maili a zabudnú ich priložiť.
Bez evidencie po jednotlivých položkách sa situácia „klient neposlal faktúry“ opakuje každý mesiac. Účtovník musí manuálne porovnávať výpisy s doručenou poštou a pýtať sa na konkrétne čísla faktúr — to je práca, ktorá sa dá automatizovať.
Pre koho je to určené
- Účtovníci riešiaci mesačné prijaté faktúry
- Kancelárie pred podaním DPH
- Externí účtovníci so SZČO klientmi bez účtovného softvéru
Príklady z praxe
Chýba faktúra za služby
Na výpise je platba dodávateľovi, ale PDF faktúry v prílohách nie je. Požiadavka označí položku „prijaté faktúry“ ako neúplnú.
Klient poslal fotky namiesto PDF
Nahraté súbory schválite alebo zamietnete s poznámkou. Klient vie, že treba doplniť čitateľnú verziu.
Viac faktúr v jednom súbore
Ak klient spojí viac dokladov do jedného PDF, označíte položku ako splnenú a v poznámke si evidujete výnimku.
Odporúčaný postup
Vytvorte položku „Prijaté faktúry“
V požiadavke je samostatná položka pre prijaté faktúry. Klient vidí, že ide o povinný doklad, nie všeobecnú prosbu.
Pošlite odkaz s termínom
Termín uzávierky je viditeľný v požiadavke. Klient má jasnú motiváciu faktúry nahrať včas.
Skontrolujte nahrané súbory
Po uploade faktúry schválite alebo zamietnete. Klient dostane spätnú väzbu bez telefonátu.
Pripomeňte chýbajúce položky
Ak faktúry stále chýbajú, systém odošle pripomienku. V dashboarde vidíte, kto mešká.
Najčastejšie chyby
Spoliehanie sa na výpis z účtu
Výpis ukáže platbu, nie daňové údaje faktúry. Vždy požadujte samotný doklad ako samostatnú položku.
Akceptovanie neúplných súborov
Rozmazaná fotka bez IČ DPH spôsobí problém pri kontrole. Schvaľovanie v Requesto nastaví štandard kvality.
Žiadna evidencia, komu ste písali
Pri 30 klientoch neviete, komu ste už pripomínali faktúry. Centralizovaný stav to rieši.
Ako to rieši Requesto
Samostatná položka pre faktúry
Faktúry nie sú „niekde medzi dokladmi“. Klient vidí presnú položku a jej stav.
Schvaľovanie pred uzávierkou
Nesprávny formát zamietnete včas, nie až pri účtovaní.
História uploadov
Viete, kedy klient faktúry skutočne nahral, nie len kedy tvrdil, že poslal.
Prepojenie s mesačnou šablónou
Faktúry sú súčasťou štandardnej šablóny mesačných podkladov.
Často kladené otázky
Ako riešiť klienta, ktorý faktúry nemá v digitálnej forme?
Klient môže odfotiť papierovú faktúru mobilom a nahrať ju cez odkaz. Vy ju schválite alebo požiadate o lepšiu kvalitu.
Dajú sa rozlišovať prijaté a vystavené faktúry?
Áno. Vytvoríte dve samostatné položky v požiadavke, každá s vlastným stavom a termínom.
Čo ak klient tvrdí, že faktúry poslal e-mailom?
Požiadavka v Requesto je jediný oficiálny kanál. Klient presunie súbory na odkaz a vy máte jeden zdroj pravdy.
Viete faktúry zamietnuť s dôvodom?
Pri zamietnutí pridáte poznámku. Klient ju uvidí a môže nahrať opravenú verziu.
Je to vhodné pred DPH uzávierkou?
Áno. Skorá kontrola chýbajúcich faktúr zabráni oneskoreniu podania DPH priznania.
Súvisiace stránky
Prestaňte naháňať faktúry e-mailom
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.