Requesto

Use case pre účtovníkov

Kontrola úplnosti podkladov od klientov

Kontrola úplnosti podkladov nemusí byť manuálne porovnávanie e-mailov a výpisov. Requesto dáva checklist, stav každej položky a schvaľovací krok pred uzavretím mesiaca.

Manuálna kontrola úplnosti je pomalá

Účtovník otvorí e-mail, porovná prílohy so zoznamom v hlave alebo v Exceli, skontroluje výpis voči faktúram a až potom zistí, či je mesiac kompletný. Pri 40 klientoch je to desiatky hodín práce, ktorá sa dá skrátiť automatizovaným prehľadom.

Kontrola úplnosti podkladov by mala byť súčasťou procesu zberu, nie samostatná fáza na konci. Keď klient nahráva do štruktúrovaných položiek a vy schvaľujete priebežne, uzávierka sa stáva formalitou namiesto honby za chýbajúcimi súbormi.

Pre koho je to určené

  • Účtovníci zodpovední za kvalitu vstupných dát
  • Kancelárie so SLA na uzávierku
  • Senior účtovníci kontrolujúci prácu juniorov

Príklady z praxe

Kontrola pred importom do Pohody

Všetky položky schválené = môžete importovať. Jedna červená položka = stop pred chybou.

Revízia práce juniora

Senior vidí, ktoré požiadavky sú kompletné a ktoré ešte čakajú na doplnenie od klienta.

Kvartálna kontrola pre DPH

Širší checklist za štvrťrok s rovnakým princípom položkového stavu.

Odporúčaný postup

  1. Definujte povinné položky

    V šablóne označíte, čo musí byť nahrané pre uzavretie obdobia.

  2. Schvaľujte priebežne

    Neschvaľujte všetko naraz na konci. Každý upload skontrolujete pri príchode.

  3. Sledujte percento úplnosti

    Dashboard ukáže požiadavky pod 100 %. Prioritizujete kontakt s klientom.

  4. Uzavrite len kompletnú požiadavku

    Interné pravidlo: mesiac sa spracuje až po schválení všetkých povinných položiek.

Praktický checklist

  • Všetky povinné položky majú nahraný súbor
  • Každý súbor je schválený alebo vrátený na opravu
  • Bankový výpis zodpovedá obdobiu
  • Počet faktúr sedí s očakávaním klienta
  • Pokladnica je uzavretá spolu s výpismi

Najčastejšie chyby

  • Kontrola až po nahratí všetkého

    Chyby sa hromadia. Priebežné schvaľovanie ich zachytí skôr.

  • Bez definície „úplné“

    Ak tím nevie, čo je kompletný mesiac, kontrola je subjektívna. Šablóna ju štandardizuje.

  • Ignorovanie zamietnutých dokumentov

    Zamietnutý súbor stále blokuje úplnosť, kým klient nenahraje opravu.

Ako to rieši Requesto

Položkový stav namiesto odhadov

Úplnosť je merateľná — počet schválených položiek vs. povinných.

Schvaľovací workflow

Neschválený doklad znamená neúplný podklad. Proces je transparentný.

Prehľad pre celý tím

Všetci vidia rovnaký stav požiadavky bez prepisovania do Excelu.

Menej chýb v účtovníctve

Kompletné podklady pred spracovaním znižujú opravy a dodatky.

Často kladené otázky

Ako definovať, čo je úplný mesiac?

V šablóne nastavíte povinné položky. Úplnosť = všetky povinné položky schválené.

Môže viacero účtovníkov schvaľovať doklady?

Áno. Členovia organizácie majú prístup k požiadavkám a môžu schvaľovať podľa vašich interných pravidiel.

Čo ak klient nahral navyše?

Extra súbory schválite alebo požiadate o zaradenie do správnej položky. Stav položky to odráža.

Dá sa kontrolovať úplnosť pred DPH?

Vytvorte štvrťročnú požiadavku alebo skontrolujte súčet troch mesačných požiadaviek.

Je kontrola úplnosti vhodná pre malú kanceláriu?

Áno. Už pri 15 klientoch odpadne manuálne porovnávanie príloh v e-mailoch.

Súvisiace stránky

Kontrolujte úplnosť podkladov systematicky

Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.