Ochrana osobných údajov

Táto stránka popisuje, ako služba Requesto spracúva osobné údaje v súvislosti s používateľskými účtami, evidenciou klientov, požiadavkami na dokumenty, nahranými súbormi a prevádzkou webovej aplikácie. Spracúvame údaje len v rozsahu potrebnom na fungovanie služby.

1. Správca osobných údajov

Správcom osobných údajov pri prevádzke služby Requesto je SmartLeads.
Kontaktný e-mail: info@smartleads.sk

Ak Requesto používate ako účtovnícka kancelária alebo iná organizácia na zber dokladov od vašich klientov, vo vzťahu k údajom vašich klientov ste spravidla správcom a Requesto / SmartLeads vystupuje ako sprostredkovateľ spracúvania podľa vašich pokynov. Finálne rozdelenie rolí závisí od konkrétneho zmluvného vzťahu.

2. Aké údaje spracúvame

2.1 Údaje používateľského účtu (členovia organizácie)

Pri registrácii a prihlásení môžeme spracúvať najmä:

• e-mailovú adresu,
• údaje o poskytovateľovi prihlásenia (napr. Google OAuth) a identifikátor používateľa v autentifikačnom systéme,
• meno alebo zobrazované meno, ak ho poskytnete,
• údaje o organizácii (názov, slug) a členstve v tíme,
• základné metadáta účtu potrebné na prihlásenie a prevádzku.

2.2 Údaje o klientoch evidovaných v Requeste

Členovia organizácie môžu do služby vkladať kontakty klientov. Spracúvame najmä:

• meno / názov klienta,
• e-mail a telefón, ak ich uvediete,
• internú poznámku,
• metadáta vytvorenia a úprav záznamu.

Za zákonnosť vloženia a správnosť týchto údajov zodpovedá organizácia, ktorá ich do Requesta zadá (vrátane importu z CSV/Excel).

2.3 Údaje o požiadavkách a dokumentoch

Pri vytváraní požiadaviek a nahrávaní dokladov môžeme spracúvať najmä:

• názov a správu požiadavky, termín, stav,
• zoznam požadovaných položiek (názvy, popisy, povinnosť),
• nahrané súbory (PDF, JPG, PNG) — názov súboru, veľkosť, MIME typ, cesta v súkromnom úložisku,
• stav položky (chýba / nahraté / schválené / zamietnuté) a dôvod zamietnutia,
• hash verejného upload odkazu, platnosť tokenu a čas odoslania / dokončenia,
• záznamy aktivity (napr. otvorenie odkazu, upload, schválenie).

Súbory sa ukladajú do súkromného úložiska (nie sú verejne listovateľné). Prístup k súborom majú oprávnení členovia organizácie cez dashboard a dočasné signed URL. Klient nahráva cez časovo obmedzený odkaz bez nutnosti registrácie.

2.4 Obsah nahraných dokumentov

Nahrané súbory môžu obsahovať osobné údaje (faktúry, výpisy, doklady totožnosti a pod.) podľa toho, čo klient alebo člen organizácie nahrá. Requesto pri bežnej prevádzke obsah dokumentov automaticky nečíta, neindexuje a neposiela do AI / OCR služieb. Za obsah a zákonný základ spracúvania zodpovedá organizácia, ktorá požiadavku vytvorila.

2.5 Technické a prevádzkové údaje

• IP adresa v rámci hostingovej a bezpečnostnej infraštruktúry,
• informácie o prehliadači (user agent) v serverových logoch,
• časové značky požiadaviek a rate-limit záznamy proti zneužitiu,
• technické logy na bezpečnosť, ladenie a prevenciu zneužitia.

2.6 Komunikačné a e-mailové údaje

Ak služba odosiela e-maily (napr. odkaz na požiadavku, pripomienka, zamietnutie dokumentu), spracúvame e-mailovú adresu príjemcu a obsah transakčnej správy. Pri kontakte na info@smartleads.sk spracúvame e-mail a obsah správy.

2.7 Cookies a analytika

Na prihlásenie a bezpečnosť môžu byť použité nevyhnutné cookies alebo lokálne úložisko (relácia). V aktuálnej verzii môže byť použitá základná anonymizovaná analytika (napr. Vercel Analytics). Marketingové cookies pridáme len po aktualizácii tejto politiky a podľa potreby so súhlasom.

3. Účely spracúvania

• vytvorenie a správa účtu a organizácie,
• evidencia klientov a šablón požiadaviek,
• vytváranie požiadaviek a bezpečný zber dokumentov od klientov,
• schvaľovanie / zamietanie nahraných súborov a audit aktivity,
• odosielanie transakčných e-mailov a pripomienok,
• bezpečnosť, prevencia zneužitia a ladenie,
• fakturačné a zákonné povinnosti pri platených plánoch,
• zlepšovanie služby spôsobom, ktorý rešpektuje súkromie.

4. Právny základ spracúvania

Podľa GDPR môže ísť najmä o:

• čl. 6 ods. 1 písm. b) — plnenie zmluvy / poskytnutie služby,
• čl. 6 ods. 1 písm. f) — oprávnený záujem na prevádzke, bezpečnosti a ochrane pred zneužitím,
• čl. 6 ods. 1 písm. c) — splnenie zákonnej povinnosti, ak sa uplatní,
• čl. 6 ods. 1 písm. a) — súhlas, ak by sa spracúvali voliteľné marketingové alebo analytické údaje nad rámec nevyhnutnej prevádzky.

Organizácia používajúca Requesto je zodpovedná za právny základ voči svojim klientom (zmluva, oprávnený záujem, prípadne súhlas).

5. Doba uchovávania

• údaje účtu — počas existencie účtu / organizácie,
• klienti, požiadavky a súbory — kým ich organizácia ponechá v službe alebo ich vymaže,
• po vymazaní klienta alebo požiadavky sa odstránia súvisiace metadáta a súbory v úložisku Requesto (v rozsahu MVP funkcií),
• technické logy — obmedzený čas podľa poskytovateľov infraštruktúry,
• účtovné údaje pri platených službách — podľa platných slovenských predpisov.

6. Sprostredkovatelia a technológie

Requesto môže využívať dôveryhodných poskytovateľov na hosting, databázu, úložisko, autentifikáciu a e-maily. Ak sú v aktuálnej verzii používané, môžu patriť napríklad:

• Supabase — autentifikácia, databáza, súkromné úložisko súborov,
• Vercel — hosting a nasadenie,
• Vercel Analytics — základná anonymizovaná analytika,
• Resend (alebo obdobný poskytovateľ) — transakčné e-maily.

Presný zoznam sa môže meniť. Pri významnej zmene sa snažíme túto stránku aktualizovať.

7. Prenosy mimo EÚ/EHP

Ak niektorý poskytovateľ spracúva údaje mimo EÚ/EHP, usilujeme sa o primeranú ochranu (napr. štandardné zmluvné doložky), kde je to vyžadované. Konkrétne podmienky závisia od daného poskytovateľa.

8. Práva dotknutých osôb

V rozsahu GDPR môžete mať najmä právo na:

• prístup k údajom,
• opravu,
• vymazanie,
• obmedzenie spracúvania,
• namietanie proti spracúvaniu,
• prenosnosť údajov, ak sa uplatní,
• odvolanie súhlasu, ak je spracúvanie na súhlase,
• podanie sťažnosti na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

Žiadosti členov organizácie: info@smartleads.sk. Klienti organizácií sa v prvom rade obracajú na svoju účtovnícku / poradenskú kanceláriu, ktorá Requesto používa.

9. Bezpečnosť

Používame primerané technické a organizačné opatrenia, napríklad HTTPS, autentifikovaný dashboard, izoláciu dát organizácií (RLS), súkromný storage bucket, kontrolu typu a veľkosti súborov a prístup k dokumentom cez short-lived signed URL. Žiadny online systém však nie je stoprocentne bezpečný. Viac o prístupe k bezpečnosti nájdete aj na stránke Bezpečnosť.

10. Zodpovednosť používateľa (organizácie)

• rozhodujete, akých klientov a aké doklady vyžiadate,
• zabezpečujete zákonný základ spracúvania voči klientom,
• nesmiete požadovať ani uchovávať údaje nad rámec toho, čo je potrebné na váš účel,
• upload odkaz je bearer token — zdieľajte ho len s určeným klientom a chráňte prístup k dashboardu.

11. Zmeny tejto politiky

Politiku môžeme aktualizovať. Aktuálna verzia je vždy na tejto stránke spolu s dátumom poslednej aktualizácie.

12. Kontakt

Otázky k ochrane osobných údajov: info@smartleads.sk

Súvisiace dokumenty: Podmienky používania · Bezpečnosť