Use case pre účtovníkov
Mesačný checklist dokladov pre klientov
Checklist na papieri alebo v e-maile klient stratí. Digitálny mesačný checklist v Requesto ukazuje každú položku, jej stav a termín odovzdania.
Checklist bez sledovania nefunguje
Mnohé kancelárie majú PDF alebo e-mail s „mesačným checklistom dokladov“, ale klient ho po prečítaní zavrie a pošle len časť položiek. Bez interaktívneho zoznamu účtovník nevie, či chýba pokladňa alebo výpis, kým nezačne ručná kontrola.
Interaktívny checklist znamená, že každá položka má stav: čaká, nahrané, schválené alebo zamietnuté. Klient vidí progress a účtovník má istotu pred uzávierkou. Requesto robí z vášho zoznamu živý nástroj, nie statický dokument.
Pre koho je to určené
- Účtovníci s opakovaným mesačným zberom
- Kancelárie štandardizujúce podklady od klientov
- Noví klienti potrebujúci jasný zoznam dokladov
Príklady z praxe
Štandardný mesačný balík
Faktúry, výpisy, pokladňa a cestovné náhrady ako položky šablóny. Každý mesiac rovnaká štruktúra.
Rozšírený checklist pre s.r.o.
K základu pribudnú zmluvy, interné doklady a podklady pre mzdy podľa potreby.
Zjednodušený checklist pre SZČO
Menej položiek, zameranie na prijaté faktúry a jeden bankový výpis.
Odporúčaný postup
Pripravte šablónu checklistu
Jednorazovo definujete položky a povinnosť. Šablónu používate opakovane.
Vytvorte mesačnú požiadavku
Na začiatku mesiaca alebo pred uzávierkou odošlete požiadavku z šablóny konkrétnemu klientovi.
Klient odškrtáva nahratím
Každý upload označí položku ako splnenú. Progress bar motivuje k dokončeniu.
Uzavrite mesiac po kontrole
Po schválení všetkých položiek je checklist kompletný a mesiac uzavretý z pohľadu podkladov.
Zoznam na kontrolu
- Prijaté faktúry (PDF)
- Vystavené faktúry (PDF)
- Bankové výpisy všetkých účtov
- Pokladničná kniha alebo výpis z pokladne
- Cestovné príkazy a bločky
- Nové zmluvy a dodatky
- Ostatné účtovné doklady za mesiac
Najčastejšie chyby
Príliš dlhý checklist
Desiatky položiek odradia klienta. Základný checklist a voliteľné doplnky fungujú lepšie.
Checklist bez termínu
Bez deadlinu klient odkladá upload. Termín v požiadavke vytvára zodpovednosť.
Rôzny checklist pre rovnaký typ klienta
Neštandardizované zoznamy komplikujú škálovanie. Šablóny podľa segmentu riešia konzistenciu.
Ako to rieši Requesto
Živý checklist namiesto PDF
Klient vidí, čo chýba, nie len čo mal poslať pred týždňom.
Šablóna Mesačné účtovné podklady
Východzia šablóna pokrýva bežné položky. Upravíte podľa praxe kancelárie.
Progress pre obe strany
Percentuálny prehľad šetrí čas pri prioritizácii klientov.
História mesiacov
Každý mesiac je samostatná požiadavka s vlastnou históriou.
Často kladené otázky
Môžem mať rôzne checklisty pre rôznych klientov?
Áno. Vytvoríte viac šablón — napríklad pre SZČO, s.r.o. a eshop — a priraďujete ich podľa typu klienta.
Ako klient vidí checklist?
Na verejnom odkaze vidí zoznam položiek so stavom a tlačidlom na upload pri každej položke.
Dajú sa pridať voliteľné položky?
Áno. Položku označíte ako nepovinnú a klient ju nahraje len ak sa ju týka.
Je checklist vhodný aj na štvrťročné podklady?
Šablónu upravíte na štvrťročný zoznam alebo vytvoríte samostatnú požiadavku pre DPH obdobie.
Viete checklist zdieľať s kolegom v kancelárii?
Všetci členovia organizácie vidia požiadavky a stavy v spoločnom dashboarde.
Čo ak klient checklist nedokončí?
Pripomienka ide automaticky. V dashboarde vidíte neúplné požiadavky a môžete klienta kontaktovať cielene.
Súvisiaci obsah
Pre koho je to určené
Súvisiace funkcie
Ďalšie use cases pre účtovníkov
Digitálny mesačný checklist pre klientov
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.