Use case pre účtovníkov
Zber pokladničných dokladov od klientov
Pokladničné doklady bývajú posledné, čo klient dodá — často ako rozmazané fotky v správe. Requesto im venuje vlastnú položku a umožní upload priamo z telefónu.
Hotovostné doklady sú najnáchylnejšie na stratu
Paragóny sa hromadia v šanóne, na palubnej doske alebo v kapse nohavíc. Klient ich na konci mesiaca odfotí narýchlo a pošle zmiešané s inými súbormi. Účtovník potom nevie, či má kompletnú pokladnicu alebo len výber bločkov.
Zber pokladničných dokladov vyžaduje pravidelnosť a jasnú štruktúru. Keď je pokladňa samostatná položka v mesačnej požiadavke, klient vie, že bločky nie sú „niečo navyše“, ale povinný podklad rovnako ako faktúry.
Pre koho je to určené
- Účtovníci so klientmi v hotovostnom režime
- Kancelárie spracovávajúce maloobchod a gastro
- SZČO s kombináciou faktúr a hotovostných výdavkov
Príklady z praxe
Gastro prevádzka s dennými bločkami
Klient nahráva bločky priebežne z mobilu. Na konci mesiaca je pokladnica kompletná bez zhonu.
Výdajky z firemnej pokladne
Okrem paragónov pridáte položku pre výdajové pokladničné doklady vystavené klientom.
Doplnenie chýbajúceho bločka
Zamietnutý nečitateľný bloček klient prefoťuje znova bez nového e-mailového vlákna.
Odporúčaný postup
Definujte položku Pokladničné doklady
V popise uveďte, či ide o príjmové bločky, výdajky alebo výpis z pokladne.
Motivujte k priebežnému uploadu
Klient môže nahrávať počas mesiaca. Nemusí čakať na posledný deň.
Kontrolujte čitateľnosť
Schváľte len doklady s viditeľnou sumou, dátumom a údajmi dodávateľa.
Uzavrite pokladnicu s faktúrami
Pokladňa je súčasťou mesačného checklistu spolu s výpismi a faktúrami.
Zoznam na kontrolu
- Všetky príjmové paragóny za mesiac
- Výdajové pokladničné doklady
- Výpis alebo súhrn pokladničnej knihy
- Doklady s viditeľným IČO dodávateľa
- Bločky zahraničných nákupov s prepočtom
Najčastejšie chyby
Miešanie pokladne s faktúrami
Bloček a faktúra za ten istý nákup spôsobí duplicitu. V checkliste to vysvetlite.
Tolerovanie nečitateľných fotiek
Rozmazaná fotka zníži kvalitu účtovníctva. Schvaľovanie vynucuje štandard.
Zber pokladne až po uzávierke
Bločky sa strácajú s časom. Priebežný upload cez mobil je efektívnejší.
Ako to rieši Requesto
Mobilný upload bločkov
Klient odfotí paragón hneď po nákupe. Nemusí čakať na scanner.
Samostatná sledovateľná položka
Stav pokladnice vidíte nezávisle od faktúr a výpisov.
Zamietnutie s inštrukciou
Nečitateľný doklad vrátite s poznámkou, čo doplniť.
Súčasť štandardnej šablóny
Pokladničné doklady sú v šablóne Mesačné účtovné podklady.
Často kladené otázky
Koľko bločkov môže klient nahrať do jednej položky?
Viac súborov do jednej položky je možných. Každý súbor schvaľujete samostatne podľa potreby.
Stačí fotka bločka z mobilu?
Áno, ak je čitateľná. Pri zamietnutí klient odfotí znova s lepším osvetlením.
Ako riešiť klienta bez pokladne?
Položku označíte ako nepovinnú alebo ju z šablóny pre daného klienta odstránite.
Je vhodné pre veľké množstvo bločkov?
Áno. Priebežný upload počas mesiaca rozloží záťaž. Na konci mesiaca kontrolujete kompletnosť.
Dajú sa pokladničné doklady kombinovať s výpisom z pokladne?
Vytvorte dve položky alebo jednu s popisom, že klient môže nahrať súhrnný výpis namiesto jednotlivých bločkov, ak to váš proces umožňuje.
Súvisiaci obsah
Pre koho je to určené
Ďalšie use cases pre účtovníkov
Zjednodušte zber pokladničných dokladov
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.