Use case pre účtovníkov
Schvaľovanie účtovných dokumentov od klientov
Nie každý nahraný súbor je pripravený na účtovanie. Requesto pridáva krok schvaľovania — schválené, zamietnuté s poznámkou alebo čakajúce na kontrolu.
Bez schvaľovania sa chyby objavia až v účtovníctve
Keď klient pošle doklad e-mailom, účtovník ho buď použije, alebo napíše nový e-mail s výhradou. Medzi tým nie je evidencia stavu a hrozí, že sa nesprávny súbor zaúčtuje pre zhon pred uzávierkou.
Schvaľovanie účtovných dokumentov vytvára jasný gate: doklad je buď pripravený na spracovanie, alebo vrátený klientovi s dôvodom. Requesto tento krok digitalizuje a zaznamenáva v activity logu pre audit.
Pre koho je to určené
- Účtovníci kontrolujúci kvalitu vstupných dokladov
- Kancelárie s viacstupňovým spracovaním
- Tímy, kde junior nahráva a senior schvaľuje
Príklady z praxe
Zamietnutie rozmazaného skenu
Účtovník zamietne faktúru s poznámkou „nečitateľné IČ DPH“. Klient nahraje nový sken.
Schválenie po kontrole obdobia
Bankový výpis za správny mesiac schválite jedným klikom. Položka je uzavretá.
Čakajúce na revíziu seniora
Junior skontroluje formát, senior schváli pred importom do účtovného systému.
Odporúčaný postup
Klient nahrá dokument
Súbor je v stave čaká na schválenie. Účtovník dostane prehľad v dashboarde.
Skontrolujte obsah a formát
Otvoríte náhľad a overíte údaje, obdobie a čitateľnosť.
Schváľte alebo zamietnite
Pri zamietnutí pridáte poznámku. Klient ju vidí na verejnom odkaze.
Pokračujte v spracovaní
Len schválené dokumenty idú do ďalšieho kroku účtovania alebo archivácie.
Najčastejšie chyby
Schvaľovanie všetkého bez kontroly
Automatické akceptovanie ničí zmysel gate. Kontrolujte aspoň formát a obdobie.
Zamietnutie bez vysvetlenia
Klient nevie, čo opraviť. Poznámka pri zamietnutí je povinný štandard.
Schvaľovanie až po uzávierke
Chyby sa kopia celý mesiac. Schvaľujte priebežne pri príchode uploadov.
Ako to rieši Requesto
Tri jasné stavy dokumentu
Čaká, schválené, zamietnuté — bez nejasnej šedej zóny.
Poznámka pre klienta
Spätná väzba priamo na položke. Menej telefonátov a e-mailov.
Audit log
Kto a kedy schválil alebo zamietol je zaznamenané.
Opätovný upload na tom istom mieste
Klient nemusí začínať novú požiadavku. Nahraje opravu k rovnakej položke.
Často kladené otázky
Môže klient vidieť, že bol dokument zamietnutý?
Áno. Na verejnom odkaze vidí stav a vašu poznámku s dôvodom zamietnutia.
Dá sa schválenie vrátiť späť?
Stav môžete zmeniť podľa potreby. Activity log zaznamená zmenu.
Je schvaľovanie povinné pre každý doklad?
Áno, každý upload prechádza schvaľovacím stavom. Môžete ho rýchlo schváliť jedným klikom.
Viete schvaľovať z mobilu?
Dashboard je responzívny. Schválenie z telefónu je možné pri cestovaní.
Ako schvaľovanie pomáha pri DPH kontrole?
Neschválené alebo zamietnuté doklady neprejdú do spracovania. Znižuje to riziko chybného priznania.
Môže schvaľovať viacero členov tímu?
Áno. Všetci členovia organizácie s prístupom k požiadavke môžu schvaľovať.
Súvisiaci obsah
Pre koho je to určené
Ďalšie use cases pre účtovníkov
Zaveďte schvaľovanie dokladov
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.