Use case pre účtovníkov
Automatická pripomienka na účtovné doklady
Naháňanie dokladov e-mailom zaberá hodiny. Requesto odošle pripomienku na účtovné doklady automaticky pred termínom, keď požiadavka nie je kompletná — klient dostane upozornenie a vy vidíte, kto reagoval.
Manuálne pripomienky neškálujú
Posledný týždeň pred uzávierkou účtovník píše desiatkam klientov podobné e-maily: „Prosím doplňte doklady do piatku.“ Polovica ich ignoruje, polovica odpovie „poslal som včera“ bez dôkazu. Čas na pripomienky sa sčíta a frustruje obe strany.
Automatická pripomienka na účtovné doklady má ísť v správnom čase, s odkazom na konkrétnu neúplnú požiadavku a bez toho, aby účtovník musel pamätať na každého klienta. Requesto pripomienky integruje do workflow zberu dokladov.
Pre koho je to určené
- Účtovníci unavení z manuálnych upomienok
- Kancelárie s desiatkami klientov pred uzávierkou
- Tímy chcúci automatizovať komunikáciu s klientmi
Príklady z praxe
Pripomienka 5 dní pred termínom
Klient dostane e-mail, že požiadavka je na 60 %. Odkaz vedie priamo na chýbajúce položky.
Druhá pripomienka 2 dni pred deadlinom
Eskalácia pre klientov, ktorí nereagovali na prvú upozornenie.
Účtovník zasiahne len pri výnimkách
Automatika pokryje 80 % pripomienok. Telefonát len pre kľúčových klientov.
Odporúčaný postup
Vytvorte požiadavku s termínom
Deadline je základ pre pripomienky. Bez termínu systém nevie, kedy upozorniť.
Nastavte pripomienky v Requesto
Cron endpoint pripravený na odoslanie pripomienok pred termínom požiadavky.
Klient dostane e-mail s odkazom
Pripomienka obsahuje link na neúplnú požiadavku. Klient doplní doklady jedným klikom.
Sledujte, kto reagoval
Dashboard ukáže, ktoré požiadavky sa po pripomienke doplnili.
Najčastejšie chyby
Pripomienka bez konkrétneho odkazu
Všeobecný e-mail „pošlite doklady“ nefunguje. Odkaz na požiadavku je konkrétny.
Príliš neskorá pripomienka
Upozornenie v deň uzávierky je neskoro. Plánujte s predstihom 5–7 dní.
Pripomínanie aj kompletným klientom
Systém by mal pripomínať len neúplné požiadavky. Requesto to rozlišuje podľa stavu.
Ako to rieši Requesto
Automatické e-mailové pripomienky
Cron pripravený na produkciu. Vy sa sústredíte na účtovníctvo.
Odkaz na konkrétnu požiadavku
Klient nehľadá, kam má ísť. Pripomienka vedie na chýbajúce položky.
Menej opakovaných e-mailov
Úspora hodín mesačne pri väčšom portfóliu klientov.
Kombinácia s progress barom
Klient vidí percento dokončenia. Motivácia doplniť zvyšok.
Často kladené otázky
Kedy presne sa pripomienka odošle?
Podľa nastavenia požiadavky a cron plánu. Typicky niekoľko dní pred termínom.
Môžem vypnúť pripomienky pre konkrétneho klienta?
Pripomienky sú viazané na požiadavku. Pri špeciálnom prípade termín a notifikácie upravíte.
Čo ak klient nemá e-mail?
Pripomienka ide na kontakt v profile klienta. Bez e-mailu použijete manuálny kontakt.
Dostane klient viac pripomienok naraz?
Každá požiadavka má vlastný cyklus pripomienok. Nie zlučovanie do jedného e-mailu.
Fungujú pripomienky aj pre ročné požiadavky?
Áno. Akákoľvek požiadavka s termínom môže mať pripomienky — mesačné, DPH aj ročné.
Je pripomienka v slovenčine?
E-mailové šablóny sú v slovenčine a obsahujú odkaz na požiadavku klienta.
Súvisiace stránky
Automatizujte pripomienky klientom
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.