Use case pre účtovníkov
Ako dostať doklady od klientov načas
Uzávierka mesiaca nemusí znamenať desiatky telefonátov. Pošlite klientom štruktúrovaný zoznam dokladov, sledujte priebeh v reálnom čase a nechajte systém pripomenúť, čo ešte chýba.
Prečo klienti doklady posielajú neskoro
Väčšina meškaní nevzniká zámerne — klient jednoducho nevie presne, čo má poslať, kam to má poslať a do kedy. E-mail bez zoznamu položiek sa stratí medzi ostatnými správami a účtovník zisťuje chýbajúce súbory až v posledný deň.
Keď nemáte centrálny prehľad, každý klient riešite individuálne: telefonát, nový e-mail, opätovné vysvetľovanie. Čas strávený koordináciou sa sčíta a uzávierka sa stáva stresovou aj pre tím, ktorý má procesy inak zvládnuté.
Pre koho je to určené
- Samostatní účtovníci s desiatkami klientov
- Účtovné kancelárie pred mesačnou uzávierkou
- Externí účtovníci spravujúci viac SZČO naraz
Príklady z praxe
Piatok pred uzávierkou
Tri klienti ešte neodoslali bankové výpisy. Requesto ukáže presný zoznam chýbajúcich položiek a odošle automatickú pripomienku bez ďalšieho e-mailu od vás.
Nový klient v polovici roka
Pri onboarding-u pošlete šablónu mesačných podkladov. Klient vidí checklist, nahrá súbory cez odkaz a vy hneď vidíte, čo je kompletné.
Klient poslal len časť dokladov
Namiesto prehrabávania príloh v e-maile otvoríte požiadavku a vidíte zelené položky aj tie, ktoré ešte čakajú na upload.
Odporúčaný postup
Vytvorte šablónu mesačných dokladov
Definujte faktúry, výpisy, pokladničné doklady a ďalšie položky podľa typu klienta. Šablónu znovu použijete každý mesiac.
Odošlite bezpečný odkaz
Klient dostane jedinečný odkaz bez nutnosti registrácie. Nahraje PDF alebo fotky priamo z mobilu.
Sledujte stav v dashboarde
Požiadavka zobrazuje počet nahraných, schválených a chýbajúcich dokumentov. Viete prioritizovať, koho kontaktovať.
Nechajte systém pripomenúť termín
Automatické pripomienky idú klientovi pred uzávierkou. Vy sa sústredíte na účtovníctvo, nie na opakované e-maily.
Zoznam na kontrolu
- Prijaté faktúry za mesiac
- Vystavené faktúry a dobropisy
- Bankové výpisy za všetky účty
- Pokladničné doklady a paragóny
- Cestovné náhrady a bločky
- Zmluvy a dodatky prijaté v mesiaci
Najčastejšie chyby
Všeobecný e-mail „pošlite podklady“
Bez konkrétneho zoznamu klient posiela náhodný výber súborov. Štruktúrovaná požiadavka znižuje doplnenia na konci mesiaca.
Rôzne kanály pre jedného klienta
Časť dokladov cez WhatsApp, časť e-mailom. Centralizovaný odkaz eliminuje stratené prílohy a duplicity.
Pripomienka až v deň uzávierky
Krátke okno nestačí na doplnenie chýbajúcich výpisov. Pripomienky s predstihom dávajú klientovi čas reagovať.
Ako to rieši Requesto
Viditeľný progress
Percentuálny a položkový prehľad ukáže, ktorí klienti sú pripravení a kde ešte treba zasiahnuť.
Šablóny podľa typu klienta
SZČO, s.r.o. aj eshop majú iný zoznam dokladov. Jedna šablóna na typ, opakované použitie každý mesiac.
Menej manuálnych pripomienok
Systém pripomenie termín klientovi. Účtovník zasiahne len pri špecifických výnimkách.
Auditná stopa
Každý upload a zmena stavu je zaznamenaná. Pri spore viete presne, kedy klient čo odoslal.
Často kladené otázky
Ako často posielať pripomienky klientom?
Odporúčame nastaviť prvú pripomienku 5–7 dní pred termínom a druhú 2 dni pred uzávierkou. Requesto umožňuje plánovať pripomienky podľa vašich interných pravidiel.
Musí klient mať účet v Requesto?
Nie. Klient pracuje cez bezpečný odkaz v prehliadači. Stačí mu nahrať súbory bez registrácie a hesla.
Viete rozlíšiť povinné a voliteľné doklady?
Áno. Pri vytváraní požiadavky označíte, ktoré položky sú povinné a ktoré sa týkajú len časti klientov.
Čo ak klient nahrá nesprávny súbor?
Dokument môžete zamietnuť s poznámkou. Klient dostane upozornenie a nahraje opravenú verziu na tom istom mieste.
Dá sa mesačná šablóna hromadne rozoslať?
Po vytvorení požiadavky pre klienta ju zopakujete z šablóny. Pre väčší objem klientov pripravujeme hromadné funkcie v ďalších verziách.
Je vhodné aj pre jedného účtovníka s 20 klientmi?
Áno. Už pri dvoch desiatkach klientov sa čas na koordináciu výrazne zníži, lebo nemusíte manuálne evidovať stav každého e-mailu.
Súvisiaci obsah
Pre koho je to určené
Súvisiace funkcie
Ďalšie use cases pre účtovníkov
Dostaňte podklady od klientov včas
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.