Use case pre účtovníkov
Ako riešiť chýbajúce účtovné doklady
„Poslal som všetko“ a predsa niečo chýba — klasická situácia pred uzávierkou. S položkovým prehľadom vidíte chýbajúce účtovné doklady okamžite, nie až pri ručnej kontrole.
Neúplné podklady sa odhalia príliš neskoro
Tradičný proces: klient pošle e-mail, účtovník ho otvorí až pri spracovaní a zistí, že chýba výpis alebo polovica faktúr. Následuje druhé kolo komunikácie, uzávierka sa posúva a vzniká tlak na obe strany.
Chýbajúce účtovné doklady sú problém viditeľnosti, nie len disciplíny klienta. Keď má každý doklad vlastnú položku so stavom, medzera je zreteľná ešte pred termínom. Requesto zmení reaktívne dopĺňanie na proaktívnu kontrolu.
Pre koho je to určené
- Účtovníci pred mesačnou alebo štvrťročnou uzávierkou
- Kancelárie s vysokým podielom neúplných podkladov
- Tímy, ktoré chcú znížiť počet doplnkových kôl
Príklady z praxe
Chýba jedna faktúra z desiatich
Deväť položiek je zelených, jedna červená. Pripomienka ide automaticky len na chýbajúcu položku.
Klient nahral nesprávny mesiac
Výpis je nahraný, ale za zlé obdobie. Zamietnete a položka zostane otvorená.
Prehľad pred DPH termínom
Tri dni pred podaním vidíte, ktorí klienti majú kompletné podklady a kde hrozia medzery.
Odporúčaný postup
Štruktúrujte požiadavku po položkách
Každý typ dokladu je samostatná položka. Medzera je okamžite viditeľná.
Nastavte termín s rezervou
Deadline pred skutočnou uzávierkou dáva priestor na doplnenie chýbajúcich dokladov.
Sledujte dashboard neúplných požiadaviek
Filtrujte klientov so stavom rozpracované a prioritizujte kontakt.
Pripomeňte konkrétne chýbajúce položky
Klient na odkaze vidí, čo ešte nemá nahrané. Nemusíte vypisovať zoznam v e-maile.
Praktický checklist
- Skontrolovať stav každej položky v požiadavke
- Identifikovať klientov pod 100 % progress
- Odoslať pripomienku 3–5 dní pred termínom
- Zamietnuť nesprávne obdobie alebo formát
- Uzavrieť požiadavku až po schválení všetkých položiek
Najčastejšie chyby
Kontrola až pri účtovaní
Chyby sa objavia v poslednej chvíli. Pravidelný pohľad na dashboard predchádza panike.
Všeobecná pripomienka „doplňte doklady“
Klient nevie, čo konkrétne chýba. Položkový zoznam je presnejší.
Uzavretie požiadavky s medzerami
Akceptovanie neúplných podkladov vedie k chybám v účtovníctve. Schvaľujte len kompletné sady.
Ako to rieši Requesto
Okamžitá viditeľnosť medzier
Progress bar a stavy položiek ukazujú chýbajúce doklady bez otvárania príloh.
Cielené pripomienky
Systém pripomenie termín. Vy riešite len výnimky.
Menej doplnkových kôl
Skorá detekcia chýbajúcich dokladov skracuje uzávierku.
Dôkaz o odoslaní
Activity log ukáže, čo klient nahral a kedy. Pri spore máte dáta.
Často kladené otázky
Ako rýchlo vidím, že doklad chýba?
Hneď po vytvorení požiadavky. Položky bez uploadu sú označené ako čakajúce.
Môže klient vidieť, čo mu chýba?
Áno. Na verejnom odkaze vidí zoznam položiek a ktoré ešte nemá splnené.
Čo ak klient tvrdí, že doklad nepotrebuje?
Položku môžete označiť ako nepovinnú alebo klienta požiadať o potvrdenie v poznámke.
Dá sa exportovať zoznam chýbajúcich dokladov?
Stav požiadavky vidíte v dashboarde. Pre reporty používate prehľad požiadaviek podľa stavu.
Je to užitočné pred ročným priznaním?
Áno. Ročná požiadavka s rozšíreným zoznamom funguje rovnako ako mesačná.
Ako často kontrolovať neúplné požiadavky?
Odporúčame denne v týždni pred uzávierkou. Dashboard zobrazuje všetky rozpracované požiadavky.
Súvisiace stránky
Eliminujte chýbajúce doklady pred uzávierkou
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.