Use case pre účtovníkov
Digitálny zber faktúr od klientov
Digitálny zber faktúr nie je len sken do zložky. Je to proces, kde klient vie, čo má nahrať, vy vidíte stav a chýbajúce faktúry sa doplnia skôr, než začne uzávierka.
Papier a e-mail brzdia digitálny zber
Aj keď účtovník pracuje v digitálnom systéme, faktúry často prichádzajú zmiešaným spôsobom: papier v obálke, screenshot v Messengeri, PDF v troch rôznych e-mailoch. Digitalizácia na vašej strane neznamená nič, ak vstup zostáva chaotický.
Digitálny zber faktúr vyžaduje jednotný kanál, kde každá faktúra má miesto, dátum nahratia a stav schválenia. Requesto vytvára tento kanál bez toho, aby klient musel riešiť účtovný softvér.
Pre koho je to určené
- Účtovníci spracovávajúci desiatky faktúr mesačne
- Kancelárie prechádzajúce na bezpapierové spracovanie
- SZČO klienti bez vlastného fakturačného systému
Príklady z praxe
Prijaté faktúry od dodávateľov
Klient nahrá všetky prijaté faktúry za mesiac do jednej položky. Vy ich hromadne skontrolujete pred importom.
Vystavené faktúry pre tržby
Samostatná položka pre vystavené faktúry zabezpečí, že tržby aj náklady sú kompletné.
Dobropisy a opravné faktúry
Voliteľná položka pre dobropisy zachytí výnimky bez zásahu účtovníka na konci mesiaca.
Odporúčaný postup
Nastavte položky pre typy faktúr
Prijaté, vystavené a prípadne dobropisy ako samostatné riadky v požiadavke.
Pošlite digitálny odkaz klientovi
Klient nahráva PDF faktúry priamo z počítača alebo mobilu.
Skontrolujte a schváľte
Nekvalitné skeny zamietnete s poznámkou. Klient doplní bez nového e-mailového vlákna.
Exportujte do účtovného systému
Schválené faktúry stiahnete zo súkromného úložiska a spracujete podľa vášho workflow.
Najčastejšie chyby
Zber bez rozlíšenia typu faktúry
Zmiešané súbory sťažujú párovanie. Oddelené položky šetria čas pri účtovaní.
Akceptovanie fotiek bez DPH údajov
Pri DPH kontrole chýbajúce údaje spôsobia problém. Schvaľovanie nastaví latku kvality.
Žiadna mesačná periodicita
Ad-hoc zber vedie k výpadkom. Šablóna zabezpečí pravidelný digitálny príjem faktúr.
Ako to rieši Requesto
Jeden kanál pre všetky faktúry
Koniec hľadania v rôznych e-mailoch a aplikáciách.
Schvaľovací workflow
Faktúra je buď schválená, alebo vrátená na doplnenie — jasný stav.
Šablóna mesačných faktúr
Opakovaný zber bez prepisovania zoznamu dokladov.
Bezpečné uloženie
Faktúry s citlivými údajmi nie sú v nechránených prílohách.
Často kladené otázky
Podporuje Requesto hromadný upload viacerých faktúr?
Klient môže nahrať viac súborov do jednej položky. Každý súbor prejde vašou kontrolou.
Ako riešiť faktúry z e-fakturačných systémov?
PDF export z fakturačného systému klient nahraje cez odkaz. Integrácie s konkrétnymi systémami plánujeme podľa dopytu.
Dá sa nastaviť povinnosť PDF namiesto JPG?
V popise položky uvediete požadovaný formát. Pri zamietnutí nevyhovujúceho súboru klient nahraje správny.
Je digitálny zber vhodný pre malú SZČO?
Áno. Aj pri pár faktúrach mesačne odpadne koordinácia cez telefón a e-mail.
Vidím dátum, kedy bola faktúra nahraná?
Áno. Activity log zaznamená každý upload a zmenu stavu dokumentu.
Súvisiaci obsah
Pre koho je to určené
Ďalšie use cases pre účtovníkov
Digitalizujte zber faktúr od klientov
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.