Bezpečnosť dokumentov
Audit log dokumentov a activity log v Requeste
Bez záznamu udalostí neviete, kedy klient nahral dokument ani kedy niekto otvoril odkaz. Requesto activity log ukladá kľúčové udalosti pri požiadavke — od uploadu po schválenie a otvorenie verejného linku.
Bez audit logu neviete dokázať, čo sa s dokumentom stalo
Klient tvrdí, že dokument poslal včas, vy nemáte dôkaz. E-mail bez read receiptu ani časová pečiatka uploadu vám nepomôžu rozlíšiť oneskorenie od chyby na vašej strane.
Pri citlivých dokladoch potrebujete aspoň základný prehľad — kedy prišiel upload, kto ho schválil a či niekto otvoril verejný odkaz. Roztrieštené kanály tento prehľad neposkytujú.
Interná kontrola pri sťažnosti klienta vyžaduje časovú os udalostí. Activity log v Requeste centralizuje tieto udalosti pri konkrétnej požiadavke bez nutnosti prehrabávať e-maily.
Pre koho je to určené
- Manažéri kancelárií s požiadavkou na auditnú stopu
- Compliance zodpovední v menších B2B tímoch
- Poradcovia riešiaci spory o termíny odovzdania
Príklady z praxe
Spory o termín odovzdania faktúr
Účtovník vidí v logu presný čas uploadu položky. Pri neskorom podaní má objektívny záznam oproti tvrdeniu klienta.
Kontrola po zamietnutí dokumentu
Log zaznamená zamietnutie, komentár a následný nový upload. Vidíte celý cyklus opravy bez ručného sledovania e-mailov.
Odporúčaný postup
Vytvorte požiadavku a odošlite odkaz
Po odoslaní sa začína zaznamenávať aktivita pri požiadavke. Prvé udalosti súvisia s vytvorením a odoslaním klientovi.
Sledujte upload v activity log
Keď klient nahrá súbor, systém zaznamená upload na konkrétnu položku. Časová pečiatka je súčasťou záznamu.
Schválenie alebo zamietnutie sa tiež loguje
Akcie poradcu v dashboarde vytvárajú záznamy. Pri zamietnutí je viditeľná aj regenerácia tokenu pre klienta.
Otvorenie verejného odkazu klientom
Udalosť public_link_opened ukazuje, že klient aspoň raz otvoril stránku požiadavky — užitočné pri riešení „nevidel som odkaz“.
Praktický checklist
- Activity log je dostupný pri každej požiadavke
- Upload, schválenie a zamietnutie majú časovú pečiatku
- Verejné otvorenie odkazu sa zaznamená ako public_link_opened
- Tím vie, kto vykonal akciu v rámci organizácie
- Log slúži na internú kontrolu, nie ako právny dôkazný systém
Najčastejšie chyby
Očakávanie detailného logu každého kliknutia
Activity log zaznamenáva kľúčové udalosti pri dokumentoch a požiadavke, nie kompletný záznam každej interakcie v UI.
Nahrádzanie logu e-mailovou korešpondenciou
E-maily sú ťažko prehľadné pri viacerých položkách. Log v Requeste je viazaný na konkrétnu požiadavku a položku.
Predpoklad, že log automaticky splní auditné normy
Requesto poskytuje praktickú auditnú stopu pre bežný B2B zber. Špecializované regulované audity si overte s odborníkom.
Ako to rieši Requesto
Udalosti upload, approve, reject
Kľúčové kroky spracovania dokumentu sa zapisujú do activity logu s časovou pečiatkou pri požiadavke.
Záznam public_link_opened
Vidíte, či klient otvoril verejný odkaz. Pomáha pri riešení nedoručených správ alebo ignorovaných pripomienok.
Väzba na organizáciu a požiadavku
Log nie je globálny chaos — udalosti sú kontextualizované pri konkrétnej požiadavke a jej položkách.
Podpora internej dokumentácie GDPR
Základný prehľad spracovania dokladov bez ručného zapisovania do tabuliek. Nie je to náhrada právneho posúdenia.
Často kladené otázky
Aké udalosti activity log zaznamenáva?
Medzi inými upload dokumentu, schválenie, zamietnutie, regeneráciu tokenu a otvorenie verejného odkazu (public_link_opened). Presný zoznam závisí od akcií v požiadavke.
Vidím v logu meno klienta?
Log je viazaný na požiadavku a akcie v systéme. Identifikácia klienta vychádza z kontextu požiadavky, nie z overenia totožnosti pri otvorení odkazu.
Môžem exportovať audit log?
MVP sa zameriava na prehľad v dashboarde pri požiadavke. Pre formálny export do externých systémov plánujte vlastný proces podľa potrieb.
Nahrádza activity log forenzný audit?
Nie. Je to praktický nástroj pre bežnú kontrolu zberu dokumentov. Regulované odvetvia si overia požiadavky s odborníkom.
Loguje sa aj stiahnutie súboru poradcom?
Záznamy sa zameriavajú na spracovanie dokumentov a prístup k požiadavke. Detail každého otvorenia signed URL nie je samostatná položka v MVP logu.
Ako log pomáha pri GDPR?
Poskytuje základný prehľad, kedy a ako sa s dokumentmi pracovalo. Finálne GDPR dokumentácie riešte s právnikom a textami na /privacy.
Súvisiace stránky
Majte prehľad o aktivitách pri dokumentoch
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.