Funkcia Requesto
Komentár k zamietnutému dokumentu — povinný rejection_reason
Komentár k zamietnutému dokumentu v Requesto nie je voliteľná poznámka interne v tíme. Pole rejection_reason je povinné pri zamietnutí, zobrazuje sa klientovi na verejnom odkaze a odosiela sa v e-mailovej notifikácii. Klient presne vie, prečo musí nahrať novú verziu.
Zamietnutie bez komentára vedie k opakovaným chybám
Ak klient dostane len informáciu „dokument bol zamietnutý“ bez vysvetlenia, často nahrá ten istý súbor alebo pošle ešte horšiu fotku. Bez komentára k zamietnutému dokumentu strávite viac času vysvetľovaním telefonicky.
Requesto ukladá dôvod do rejection_reason na úrovni request_items. Validácia rejectItemSchema vyžaduje neprázdny text. Klient vidí dôvod priamo pri položke na /request/{token} a v e-maile documentRejectedEmail.
Toto nie je chat ani vlákno komentárov. Je to jednorazový dôvod pri zamietnutí — ak potrebujete diskusiu, riešite ju mimo systému. Pri novom zamietnutí sa dôvod prepíše.
Pre koho je to určené
- Účtovníci vracajúci nečitateľné faktúry
- Poradcovia zamietajúci nesprávny typ dokladu
- Právnici žiadajúci kvalitnejší sken zmluvy
- Tímy znižujúce počet kolies „čo mám opraviť?“
Príklady z praxe
Nečitateľný sken faktúry
Dôvod: „Číslo faktúry nie je čitateľné. Nahrajte ostrejšiu fotku alebo PDF zo systému.“ Klient vidí text pri položke.
Nesprávny typ dokumentu
Dôvod: „Nahrali ste pokladničný doklad namiesto faktúry. Prosím nahrajte vystavenú faktúru.“ Jasná inštrukcia bez hovoru.
Chýbajúca strana dokladu
Dôvod: „Občiansky preukaz má len prednú stranu. Nahrajte aj zadnú stranu.“ Klient doplní bez dohadov.
Odporúčaný postup
Skontrolujte nahraný súbor
Otvorte dokument cez signed URL a identifikujte konkrétny problém — formát, čitateľnosť, typ alebo úplnosť.
Zamietnite s konkrétnym dôvodom
Vo formulári zamietnutia vyplňte rejection_reason. Bez textu systém akciu neuloží.
Klient dostane e-mail a vidí dôvod na odkaze
Notifikácia obsahuje názov položky, dôvod a nový verejný odkaz. Na stránke je dôvod zobrazený pri rejected položke.
Po novom uploade sa dôvod vymaže pri schválení
Schválenie nastaví rejection_reason na null. Pri ďalšom zamietnutí zadáte nový komentár.
Najčastejšie chyby
Vágny dôvod typu „nesprávne“
Klient nevie, čo zmeniť. Napíšte konkrétne — aký formát, ktorá strana, aký obdobie výpisu chýba.
Interný komentár namiesto inštrukcie pre klienta
rejection_reason vidí klient. Píšte zrozumiteľne pre laika, nie skratky pre kolegov v kancelárii.
Očakávanie vlákna odpovedí v systéme
Requesto nemá chat pri položke. Jeden dôvod pri zamietnutí — ďalšia komunikácia mimo alebo pri ďalšom kole uploadu.
Ako to rieši Requesto
Povinný dôvod — žiadne prázdne zamietnutia
Serverová validácia zaručí, že každé zamietnutie má vysvetlenie. Znižuje to počet opakovaných chýbnych uploadov.
Viditeľnosť na klientskom odkaze
PublicItem obsahuje rejection_reason. Klient nemusí hľadať dôvod v e-mailovej schránke — vidí ho pri položke.
E-mailová notifikácia s kontextom
Šablóna documentRejectedEmail odošle dôvod spolu s novým odkazom. Klient môže okamžite reagovať.
Často kladené otázky
Je komentár pri zamietnutí povinný?
Áno. rejectItemSchema vyžaduje neprázdny rejection_reason. Bez dôvodu zamietnutie neprejde.
Kde klient dôvod uvidí?
Na verejnom odkaze /request/{token} pri položke so stavom rejected a v e-mailovej notifikácii po zamietnutí.
Môžem dôvod po zamietnutí upraviť?
V MVP nie je samostatná akcia na editáciu dôvodu. Môžete klienta kontaktovať mimo systému alebo znova zamietnuť po novom uploade s aktualizovaným dôvodom.
Vidí dôvod aj zvyšok tímu?
Áno. V detaile požiadavky v dashboarde je rejection_reason uložený pri položke a v activity logu je v metadátach udalosti document_rejected.
Existuje šablóna textu zamietnutia?
V sekcii /sablony nájdete vzor zamietnutia dokumentu. Text môžete skopírovať a prispôsobiť pri konkrétnom zamietnutí.
Čím sa líši od schvaľovania a zamietnutia?
Schvaľovanie popisuje celý workflow approve/reject. Táto stránka sa zameriava výhradne na komentár a pole rejection_reason.
Súvisiace stránky
Vracajte dokumenty s jasným dôvodom
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.