Keď klient nedodá doklady
Čo robiť, keď účtovníkovi chýbajú faktúry, prílohy sa stratia v e-maile alebo klient pošle ten istý súbor druhýkrát. Praktické situácie z kancelárie.
Základné problémy
Stratené prílohy a opakované odosielanie dokumentov.
Pokročilé situácie
Verzie dokumentov, nečitateľné súbory, urgovanie klientov a chaos v kanáloch.
- Nesprávna verzia dokumentuV schránke leží faktúra za marec, ktorú ste už zaúčtovali — a klient tvrdí, že včera poslal opravenú verziu s inou sumou…
- Nečitateľný dokument od klientaOtvoríte prílohu a vidíte len tmavý obdĺžnik — klient odfotil faktúru pri slabom osvetlení, roh je odrezaný a číslo účtu…
- Klient nahral nesprávny dokumentV zozname chýbajúcich dokladov vidíte zelenú fajku pri položke „Výpis za marec“ — otvoríte súbor a je to faktúra za febr…
- Ako sledovať chýbajúce dokumentyMáte tabuľku v Exceli, tri farebné štítky v emaile a poznámku na papieri „u Jána chýba výpis“. Polovica tímu si myslí, ž…
- Klient ignoruje pripomienkyPoslali ste pripomienku pred týždňom, včera ste poslali druhú a klient neodpovedal ani na telefonát. Medzitým termín uzá…
- Duplicitné dokumentyV priečinku máte dve kópie tej istej faktúry — jednu z emailu pred týždňom a druhú „pre istotu“ z včera. Účtovníčka spra…
- Dokumenty v emailoch a WhatsAppeRáno nájdete faktúru v emaile, odpoludnia ju klient pošle znova na WhatsApp „aby ste to mali skôr“ a večer kolegyňa dost…
- Chýbajúca príloha v emaileKlient napíše „v prílohe posielam faktúry za marec“, ale email neobsahuje žiadny súbor. Voláte mu, on je presvedčený, že…
- Klient nevie, čo má poslaťKlient volá tretíkrát tento mesiac: „Mám poslať aj pokladničné doklady? A výpis stačí z mobilu?“ Účtovník už poslal zozn…
- Ako urgovať klientaUzávierka je o päť dní, u tretiny klientov chýbajú výpisy a vy neviete, či poslať tretí email, zavolať alebo počkať. Agr…
Prestaňte naháňať klientov za dokladmi
Vytvorte požiadavku, pošlite klientovi jeden odkaz a sledujte, čo ešte chýba.