Funkcia Requesto
Stav dokumentov — missing, nahrané, schválené alebo zamietnuté
Stav dokumentov v Requesto nie je odhad v hlave ani poznámka v tabuľke. Každá položka checklistu má presný stav a celá požiadavka má vlastný životný cyklus. Progress bar a farebné odznaky ukazujú, kde proces stojí — pre vás v dashboarde aj pre klienta na verejnom odkaze.
Bez stavov dokumentov neviete, či môžete proces uzavrieť
V e-mailovom zbere je rozdiel medzi „klient niečo poslal“ a „máme schválené všetky povinné podklady“ neviditeľný. Bez explicitného stavu dokumentov opakovane pýtate to isté alebo predčasne uzavriete spis s chýbajúcimi súbormi.
Requesto používa štyri stavy na úrovni položky — missing, uploaded, approved, rejected — a šesť stavov na úrovni požiadavky vrátane expired a cancelled. Stav in_progress sa odvodí automaticky po prvom uploade.
Táto funkcia je o transparentnosti, nie o BI reportoch. Requesto neponúka vlastné reporty ani export stavov do externých nástrojov — prehľad máte v dashboarde a v detaile požiadavky.
Pre koho je to určené
- Tímy spravujúci desiatky paralelných zberov dokumentov
- Účtovníci sledujúci mesačné podklady viacerých klientov
- Poradcovia koordinujúci doplnenie chýbajúcich súborov
- Manažéri potrebujúci rýchly prehľad bez otvárania e-mailov
Príklady z praxe
Mesačný zber s čiastočným uploadom
Tri položky uploaded, dve missing. Požiadavka je in_progress. Viete presne, čo ešte urgovať bez prechádzania príloh.
Kontrola pred uzavretím spisu
Všetky povinné položky approved — požiadavku môžete označiť ako completed. Progress bar ukazuje 100 % splnených položiek.
Vrátený dokument na opravu
Položka rejected s viditeľným dôvodom. Klient po novom uploade prejde na uploaded a čaká na vaše opätovné schválenie.
Odporúčaný postup
Položka začína v stave missing
Po vytvorení požiadavky majú všetky položky stav missing. Klient ešte nič nenahral.
Upload zmení stav na uploaded
Po úspešnom nahratí súboru sa stav položky aktualizuje. Požiadavka sa pri prvom uploade prepne z sent na in_progress.
Schválenie alebo zamietnutie
Člen tímu nastaví approved alebo rejected. Zamietnutá položka zobrazuje dôvod klientovi na verejnom odkaze.
Uzavretie požiadavky
Keď sú splnené podmienky, požiadavku označíte ako completed. Expirované alebo zrušené požiadavky majú vlastné konečné stavy.
Najčastejšie chyby
Miešanie uploaded a approved
Uploaded znamená „čaká na kontrolu“. Neuzatvárajte proces len preto, že súbor dorazil — overte ho a schváľte.
Ignorovanie stavu rejected
Zamietnutá položka nie je hotová. Kým klient nenahrá opravu a vy ju neschválite, povinný podklad stále chýba.
Spoliehanie sa len na stav požiadavky
Celkový stav sent alebo in_progress nehovorí o jednotlivých položkách. Vždy kontrolujte stav každého dokumentu v checkliste.
Ako to rieši Requesto
Štyri jasné stavy položky
missing, uploaded, approved, rejected — bez ďalších custom stavov. Každý v tíme rozumie rovnakému významu.
Progress bar na prvý pohľad
Komponent RequestProgressBar počíta percento splnených položiek. Klient aj poradca vidia, ako ďaleko sú od cieľa.
Automatický prechod požiadavky
Funkcia deriveRequestStatusFromItems prepne požiadavku do in_progress po prvom uploade — nemusíte stav meniť ručne.
Často kladené otázky
Aké stavy môže mať jedna položka?
Štyri: missing (nič nenahrané), uploaded (súbor čaká na kontrolu), approved (schválené) a rejected (vrátené s dôvodom).
Aké stavy má celá požiadavka?
draft, sent, in_progress, completed, expired a cancelled. Stav expired môže nastaviť cron pri prekročení termínu.
Vidí klient stavy na svojom odkaze?
Áno. Verejná stránka zobrazuje ItemStatusBadge pri každej položke vrátane dôvodu zamietnutia.
Ako sa počíta progress?
Progress bar počíta položky so stavom uploaded alebo approved voči celkovému počtu položiek v požiadavke.
Môžem filtrovať požiadavky podľa stavu?
Áno. V zozname požiadaviek v dashboarde môžete filtrovať podľa stavu požiadavky a označenia po termíne.
Exportuje Requesto stavy do Excelu?
V MVP nie. Stavy vidíte v dashboarde a v detaile požiadavky. Export do externých nástrojov nie je súčasťou aktuálnej verzie.
Súvisiace stránky
Sledujte stav každého dokumentu
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.