Funkcia Requesto
Schvaľovanie a zamietnutie dokumentov s povinným dôvodom
Nahraný súbor ešte neznamená použiteľný podklad. Requesto umožňuje členovi organizácie schváliť dokument alebo ho zamietnuť s povinným dôvodom. Klient dostane jasnú spätnú väzbu a môže nahrať opravenú verziu — bez telefonátov a nejasných e-mailov.
Bez schvaľovania prijímate aj nečitateľné alebo nesprávne súbory
Keď klient pošle rozmazanú fotku faktúry alebo nesprávny výpis, väčšina firiem to rieši ďalším e-mailom „prosím pošlite znova“. Bez formálneho schvaľovania a zamietnutia dokumentov nemáte záznam, prečo bol súbor vrátený, a klient často nevie, čo presne opraviť.
Schvaľovanie v Requesto je viazané na konkrétnu položku checklistu — nie na celý balík naraz. Môžete schváliť výpis z účtu a zároveň zamietnuť nečitateľný sken občianskeho preukazu s vlastným dôvodom.
Pri zamietnutí systém uloží rejection_reason, zaznamená udalosť do activity logu a odošle klientovi e-mail s dôvodom a novým verejným odkazom. Toto je MVP workflow — nie komplexný multi-level approval s viacerými schvaľovateľmi.
Pre koho je to určené
- Účtovníci kontrolujúci kvalitu dokladov pred zaúčtovaním
- Finanční poradcovia overujúci podklady pred odoslaním banke
- Právnici schvaľujúci skeny zmlúv a príloh
- Back-office tímy s gate pred spracovaním
Príklady z praxe
Zamietnutie rozmazanej faktúry
Účtovník zamietne upload s dôvodom „Sken je nečitateľný, nahrajte PDF alebo ostrejšiu fotku“. Klient vidí dôvod priamo na položke.
Schválenie pred odoslaním do banky
Hypotekárny poradca schváli potvrdenie o príjme a výpis z účtu. Položky prejdú do stavu approved — viete, že sú pripravené na ďalší krok.
Vrátenie nesprávneho typu dokumentu
Klient nahral pokladničný doklad namiesto faktúry. Zamietnutie s vysvetlením zrýchli doplnenie správneho súboru bez hádania.
Odporúčaný postup
Klient nahrá súbor k položke
Po uploade sa stav položky zmení na uploaded. V dashboarde požiadavky vidíte nový súbor pripravený na kontrolu.
Otvorte detail položky a skontrolujte súbor
Stiahnite súbor cez signed URL z private bucketu. Overte formát, čitateľnosť a správnosť typu dokumentu.
Schváľte alebo zamietnite
Schválenie nastaví stav approved a vymaže predchádzajúci dôvod zamietnutia. Zamietnutie vyžaduje text dôvodu — bez neho akciu nedokončíte.
Klient doplní opravenú verziu
Pri zamietnutí dostane e-mail s dôvodom a novým odkazom. Nový upload na rovnakú položku prepíše predchádzajúci súbor v úložisku.
Najčastejšie chyby
Zamietnutie bez konkrétneho dôvodu
Requesto vyžaduje rejection_reason. Vágne „nesprávne“ klienta nepomôže — napíšte, čo presne chýba alebo čo má zmeniť.
Schvaľovanie bez otvorenia súboru
Stav approved signalizuje pripravenosť na spracovanie. Ak schválite naslepo, chyby sa presunú do ďalšieho kroku procesu.
Komunikácia mimo systému po zamietnutí
Klient už dostane e-mail zo systému. Dôvod na verejnom odkaze je zdroj pravdy — nemusíte opakovať to isté v samostatnej správe.
Ako to rieši Requesto
Schválenie jedným klikom
Akcia approveRequestItem zmení stav na approved a zapíše udalosť document_approved do activity logu.
Povinný dôvod pri zamietnutí
Validácia rejectItemSchema zabezpečí, že klient vždy dostane vysvetlenie. Dôvod sa uloží do poľa rejection_reason.
Automatický e-mail klientovi
Po zamietnutí Requesto odošle klientovi e-mail s dôvodom a regenerovaným verejným odkazom na opätovný upload.
Často kladené otázky
Musím pri zamietnutí vždy uviesť dôvod?
Áno. Pole rejection_reason je povinné. Bez dôvodu server akciu zamietnutia neprijme — klient by inak nevedel, čo opraviť.
Môže schvaľovať viacero členov tímu?
Áno, všetci členovia organizácie s prístupom k požiadavke môžu schvaľovať alebo zamietnuť. Requesto v MVP nemá viacúrovňové schvaľovanie s rôznymi rolami schvaľovateľov.
Čo sa stane so súborom po zamietnutí?
Položka prejde do stavu rejected. Keď klient nahrá novú verziu, predchádzajúci súbor v úložisku sa nahradí a stav sa zmení na uploaded.
Dostane klient notifikáciu o schválení?
E-mailová notifikácia je implementovaná pri zamietnutí dokumentu. Pri schválení klient vidí zmenu stavu na verejnom odkaze po obnovení stránky.
Zaznamená sa schválenie do histórie?
Áno. Udalosti document_approved a document_rejected sa ukladajú do activity_logs s metadátami vrátane názvu položky a dôvodu zamietnutia.
Môžem schválenie vrátiť späť?
V MVP nie je samostatná akcia „zrušiť schválenie“. Ak potrebujete vrátiť dokument, zamietnite ho s dôvodom a požiadajte klienta o nový upload.
Súvisiace stránky
Začnite schvaľovať dokumenty systematicky
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.