Bezpečnosť dokumentov
Uchovávanie klientskych dokumentov — kontrola organizácie
Koľko rokov máte uchovávať výpis z účtu? Requesto nenastavuje univerzálnu retenčnú lehotu — dokumenty zostávajú v private buckete, kým ich organizácia aktívne neodstráni. Dĺžku uchovávania si určíte podľa vlastných procesov a právnych požiadaviek.
Bez jasnej politiky uchovávania sa dokumenty hromadia nekontrolovane
E-mailové prílohy a zdieľané cloudy nemajú centrálny prehľad — dokumenty zostávajú roky bez toho, aby niekto vedel, prečo ešte existujú. Pri ukončení spolupráce je ťažké ich všetky nájsť a zmazať.
Nástroje, ktoré sľubujú „automatické vymazanie po X rokoch“ bez vášho vstupu, môžu byť v rozpore s vašou povinnosťou archivácie. Retenčná politika závisí od odvetvia, zmluvy a zákonných lehôt — nie od univerzálneho čísla v SaaS.
Requesto dáva kontrolu organizácii: dokumenty sú v private storage a zostávajú dostupné, kým ich aktívne nezmažete cez zmazanie klienta alebo požiadavky. Žiadne vymyslené predvolené obdobie uchovávania.
Pre koho je to určené
- Majitelia firiem definujúci interné retenčné pravidlá
- Účtovníci s mandátom na spracovanie dokladov
- Právnici s požiadavkami na archiváciu spisov
Príklady z praxe
Mesačné doklady počas trvania mandátu
Účtovník zbiera faktúry každý mesiac v rámci aktívnych požiadaviek. Dokumenty zostávajú v systéme počas spolupráce — po skončení mandátu ich organizácia zmaže.
Hypotekárny spis do uzavretia obchodu
Po schválení hypotéky poradca uzavrie požiadavku a podľa interného procesu zmaže klienta vrátane súborov v storage.
Odporúčaný postup
Definujte internú retenčnú politiku
Určte si, ako dlho potrebujete dokumenty pre účtovníctvo, audit alebo právne účely. Requesto túto politiku nepredpisuje.
Zbierajte dokumenty v štruktúrovaných požiadavkách
Každý klient a požiadavka má vlastný kontext. Uľahčuje to neskoršie hromadné rozhodnutie o výmaze.
Sledujte activity log pri ukončení spolupráce
Pred zmazaním overte, že všetky potrebné dokumenty boli spracované a exportované podľa vašich interných pravidiel.
Zmažte klienta alebo požiadavku v dashboarde
MVP umožňuje odstránenie metadát aj súborov v storage. Tým ukončíte uchovávanie v Requeste pre daný prípad.
Praktický checklist
- Máte internú politiku, ako dlho dokumenty potrebujete
- Requesto nemá fixnú automatickú retenčnú lehotu
- Dokumenty zostávajú, kým ich organizácia nezmaže
- Zmazanie klienta odstráni aj súbory v buckete
- Právne lehoty archivácie riešite vo vlastných procesoch
Najčastejšie chyby
Spoliehanie sa na automatickú retenčnú lehotu v nástroji
Requesto neponúka univerzálne „vymazanie po 3 rokoch“. Dĺžku uchovávania musí definovať vaša organizácia podľa mandátu.
Uchovávanie dokumentov po skončení mandátu „pre istotu“
Zbytočné dáta zvyšujú riziko pri úniku. Po ukončení spolupráce aktívne zmažte klienta a požiadavky.
Duplicitné archívy mimo Requesto
Ak zároveň ukladáte kópie na disk a v e-mailoch, výmaz v Requeste nevyrieši celý problém. Centralizujte zdroj pravdy.
Ako to rieši Requesto
Kontrola organizácie nad výmazom
Dokumenty nezmiznú automaticky po vymyslenom období. Vy rozhodnete, kedy zmazať klienta alebo požiadavku.
Private storage počas uchovávania
Počas mandátu sú súbory v buckete request-documents s prístupom len cez autorizovaný dashboard.
Activity log pre prehľad spracovania
Pred archiváciou alebo výmazom vidíte históriu uploadov a schválení pri požiadavke.
GDPR základy v MVP
Možnosť zmazať klienta a súvisiace súbory podporuje žiadosti o výmaz. Finálne právne texty konzultujte s právnikom.
Často kladené otázky
Ako dlho Requesto uchováva dokumenty?
Requesto nenastavuje fixnú automatickú retenčnú lehotu. Dokumenty zostávajú v úložisku, kým ich organizácia nezmaže cez zmazanie klienta alebo požiadavky.
Môžem nastaviť automatické vymazanie po X mesiacoch?
MVP neponúka univerzálny automatický scheduler retenzie. Dĺžku uchovávania riadite procesom vo vašej organizácii.
Kde dokumenty počas uchovávania ležia?
V Supabase Storage v private buckete request-documents. Prístup je len cez autorizovaný backend a signed URL.
Čo po ukončení spolupráce s klientom?
Odporúčame zmazať klienta a požiadavky v dashboarde. Súbory v storage sa odstránia spolu s metadátami.
Musím dodržiavať zákonné archivačné lehoty?
Áno — to je povinnosť spracovateľa podľa vášho odvetvia a zmluvy. Requesto je nástroj na zber, nie právny poradca pre retenčné lehoty.
Vidím, čo všetko ešte nie je zmazané?
Dashboard zobrazuje aktívnych klientov a požiadavky. Prehľad uchovávaných dokumentov je viazaný na tieto entity.
Súvisiace stránky
Spravujte uchovávanie dokumentov aktívne
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.