Šablóna na kopírovanie
Vzor e-mailu na vyžiadanie dokumentov od klienta
Namiesto písania e-mailu od nuly použite overenú šablónu. Text je pripravený na skopírovanie — stačí doplniť meno klienta, termín a konkrétny zoznam požadovaných dokladov.
Hotový obsah na použitie
Štandardná verzia
Predmet: Požiadavka na účtovné podklady za [mesiac/rok] — termín [dátum] Dobrý deň, pán/pani [Priezvisko], v súvislosti so spracovaním účtovníctva za obdobie [mesiac/rok] Vás prosíme o odovzdanie nasledujúcich dokladov do [dátum, napr. 10. 8. 2025]: 1. Prijaté faktúry (PDF alebo čitateľný sken) 2. Vystavené faktúry a dobropisy 3. Bankové výpisy zo všetkých firemných účtov za dané obdobie 4. Pokladničné doklady a paragóny 5. Cestovné príkazy a bločky k cestovným náhradám 6. Nové zmluvy alebo dodatky prijaté v období Doklady prosím nahrajte cez tento odkaz: [URL odkazu na upload] Prípadne ich pošlite ako prílohy na tento e-mail v jednom správe, aby sa nič nestratilo. Ak niektorá položka sa Vás netýka alebo doklad ešte nemáte, napíšte nám krátku poznámku — upravíme zoznam. Ďakujeme za spoluprácu. Pri otázkach ma kontaktujte na [telefón] alebo odpovedzte na tento e-mail. S pozdravom, [Meno] [Účtovnícka kancelária / firma]
Text môžete skopírovať a upraviť. Pre štruktúrovaný zber nahraďte e-mail bezpečným odkazom v Requesto.
Všeobecný e-mail neprináša kompletné podklady
Keď klient dostane správu typu „prosím pošlite doklady“, často nevie, ktoré presne, v akom formáte a kam ich má doručiť. Výsledkom je polovičný balík súborov a ďalšie kolo e-mailov.
Štruktúrovaný vzor e-mailu na vyžiadanie dokumentov znižuje nejasnosti: klient vidí zoznam položiek, termín a spôsob odovzdania. Text môžete poslať e-mailom alebo ho premeniť na digitálnu požiadavku v Requesto.
Odporúčaný postup
Varianta pre nového klienta
Použite plnú verziu readyContent s úvodom o spolupráci, vysvetlením bezpečnosti a kompletným zoznamom.
Varianta pre pravidelného klienta
Vynechajte úvodný odsek a ponechajte zoznam dokladov, termín a inštrukciu na odovzdanie.
Varianta pre urgentnú požiadavku
Zvýraznite termín v prvom odseku a zúžte zoznam na kritické položky potrebné do konkrétneho dátumu.
Varianta pre viac kontaktných osôb
Doplňte vetu, že doklady môže nahrať aj kolega klienta, ak má odkaz alebo e-mail s inštrukciami.
Praktický checklist
- Meno a oslovenie klienta
- Jasný zoznam požadovaných dokumentov
- Formát súborov (PDF, sken, fotografia)
- Termín odovzdania
- Spôsob odovzdania (odkaz, e-mail, portál)
- Kontakt pre otázky
- Poznámka o dôvernosti údajov
Najčastejšie chyby
E-mail bez konkrétneho zoznamu
Klient posiela náhodný výber súborov. Vždy uveďte číslovaný zoznam položiek.
Chýbajúci termín
Bez deadlinu klient odkladá odovzdanie. Termín uveďte v predmete aj v tele správy.
Žiadna inštrukcia k formátu
Nesprávny formát spomažuje spracovanie. Uveďte PDF, sken alebo povolené typy súborov.
Často kladené otázky
Môžem šablónu upraviť pre SZČO a s.r.o.?
Áno. Pre SZČO skráťte zoznam na faktúry a výpisy. Pre s.r.o. ponechajte pokladňu a mzdy podľa potreby.
Ako dlhý má byť e-mail?
Ideálne jedna obrazovka. Úvod, zoznam, termín, spôsob odovzdania a kontakt — viac netreba.
Mám poslať zoznam aj ako prílohu?
Ak používate Requesto, odkaz obsahuje interaktívny zoznam. Pri čistom e-maile stačí zoznam v tele správy.
Čo ak klient nevie, čo je bankový výpis?
Pri položke doplňte krátku poznámku v zátvorke, napríklad „stiahnete v internet bankingu ako PDF“.
Je vhodné posielať e-mail hromadne?
Každý klient by mal dostať personalizovanú správu s menom a správnym zoznamom podľa typu účtovníctva.
Ako často posielať túto požiadavku?
Pri mesačnom účtovníctve na začiatku mesiaca alebo 7–10 dní pred uzávierkou, podľa vašich interných pravidiel.
Súvisiace stránky
Vytvorte digitálnu požiadavku namiesto e-mailu
Použite šablónu ako inšpiráciu a pošlite klientovi bezpečný odkaz s konkrétnym zoznamom položiek v Requesto.