Use case pre HR
Zber diplomov a certifikátov od zamestnancov digitálne
Pozície s odborným vzdelaním vyžadujú overenie diplomu alebo certifikátu — často e-mailom, v zlom kvalite a bez evidencie. Requesto dá každému dokladu vlastnú položku, bezpečný upload a stav schválenia.
Diplomy a certifikáty prichádzajú neorganizovane
Kandidát pošle sken diplomu v jednom e-maili, certifikát z kurzu v druhom a aktualizáciu licencie mesiace neskôr v treťom. HR nemá jedno miesto, kde by videl aktuálny stav overenia vzdelania.
Fotografie diplomov z mobilu bývajú nečitateľné alebo orezané. Bez schvaľovacieho kroku sa do evidencie dostanú nepoužiteľné súbory a personalista musí žiadať opätovný upload.
Žiadajte len certifikáty a diplomy relevantné pre danú pozíciu. Zber nadbytočných dokladov o vzdelaní zvyšuje objem spracovávaných údajov bez prínosu.
Pre koho je to určené
- HR overujúce vzdelanie pri nábore
- Personalisti v regulovaných odvetviach
- HR tímy spravujúci platnosť certifikátov
- Manažéri prijímania s požiadavkou na odborné oprávnenie
Príklady z praxe
Overenie vzdelania pri nábore
Položka Doklad o najvyššom vzdelaní v onboarding požiadavke. Kandidát nahrá diplom alebo výpis zo štúdia v PDF.
Certifikát pre regulovanú pozíciu
Samostatná položka pre odborné oprávnenie — BOZP, IT certifikácia, zdravotnícka licencia. Povinná len pre danú rolu.
Obnova platnosti certifikátu
Pri expirácii licencie pošlete novú požiadavku. Zamestnanec nahrá aktuálny certifikát, HR schváli a stará verzia sa nahradí.
Odporúčaný postup
Definujte požadované doklady podľa pozície
Nie každá rola potrebuje rovnaké certifikáty. Položky prispôsobte konkrétnej pozícii — minimalizácia údajov.
Vytvorte požiadavku s položkami
Diplom, certifikát a prípadné dodatočné oprávnenia ako samostatné položky s popisom požadovaného formátu.
Zamestnanec nahrá cez bezpečný odkaz
Upload PDF alebo fotografie bez registrácie. Súbory idú do súkromného úložiska, nie do e-mailu.
HR schváli alebo zamietne
Nevyhovujúci sken zamietnete s poznámkou. Zamestnanec nahraje opravu na tom istom mieste.
Praktický checklist
- Doklad o najvyššom dosiahnutom vzdelaní
- Odborné certifikáty podľa pozície
- Licencie s dátumom platnosti (ak relevantné)
- Doklad o absolvovaní školenia BOZP (ak relevantné)
- Jazykové certifikáty (ak relevantné pre rolu)
Najčastejšie chyby
Žiadanie všetkých certifikátov bez ohľadu na pozíciu
Zbierajte len doklady, ktoré sú pre danú rolu nevyhnutné. Zbytočné položky spomaľujú nábor aj onboarding.
Akceptovanie nečitateľných skenov
Rozmazaná fotografia diplomu je nepoužiteľná. Schvaľovanie v dashboarde zachytí problém hneď po nahratí.
Ukladanie kópií v e-mailovej schránke
Diplomy obsahujú osobné údaje. Používajte zabezpečený kanál — viac na /bezpecnost.
Ako to rieši Requesto
Položka na každý doklad vzdelania
Diplom, certifikát a licencia majú vlastný stav. HR vidí, čo je nahrané, schválené alebo chýba.
Schvaľovanie kvality uploadu
Nevyhovujúci sken zamietnete s poznámkou. Zamestnanec dostane nový token na opravu.
Šablóny podľa typu pozície
Jedna šablóna pre technické pozície, iná pre administratívu. Opakované použitie pri každom nábore.
Bezpečné úložisko dokumentov
Diplomy a certifikáty v private buckete s RLS. Nie v nechránených e-mailových prílohách.
Často kladené otázky
Aké formáty diplomov Requesto podporuje?
PDF, JPG a PNG do 20 MB na položku. Systém validuje MIME typ pred uložením. Odporúčame PDF alebo kvalitný sken.
Môže zamestnanec nahrať viac certifikátov?
Áno. Vytvoríte samostatné položky pre každý certifikát alebo jednu položku s popisom, že môže nahrať viac súborov podľa potreby.
Ako riešiť expiráciu certifikátu?
Pošlete novú požiadavku alebo otvoríte existujúcu položku. Zamestnanec nahrá aktuálnu verziu a predchádzajúci súbor sa nahradí.
Musím zbierať originál diplomu?
Requesto slúži na digitálny zber kópií. Či potrebujete originál alebo overenú kópiu, určujú vaše interné pravidlá a platná legislatíva.
Vidím, kedy bol certifikát nahraný?
Áno. Activity log zaznamená čas nahratia a schválenia. Užitočné pri audite náborového procesu.
Sú diplomy zamestnancov oddelené medzi firmami?
Áno. Multi-tenant architektúra s RLS zabezpečuje, že vidíte len dokumenty svojej organizácie.
Súvisiace stránky
Zorganizujte zber diplomov a certifikátov
Vytvorte zoznam požadovaných dokumentov, odošlite klientovi bezpečný odkaz a sledujte, čo ešte chýba — bez nekonečných e-mailov.